Як обрати і зареєструвати касовий апарат – інструкція від ЕП

З 1 січня всі фізособи-підприємці 2-4 групи «спрощенки», які проводять розрахункові операції, повинні використовувати касові апарати, тобто реєстратори розрахункових операцій (РРО).

Видання «Економічна правда» підготувало велику інструкцію про різновиди апаратів на ринку, їхні тарифи та процедуру реєстрації. AIN.Business законспектував головне. 

Які бувають касові апарати

1. Класичні (РРО): схожі на банківські термінали або невеликі принтери. Їхнє єдине завдання – видавати клієнтам фіскальні чеки.
2. Програмні (ПРРО): це програма з тією ж функцією, встановлена на смартфон, планшет, комп’ютер або ноутбук.  

Безкоштовний VS платний реєстратор

ДПС пропонує безкоштовний ПРРО для Windows та Android (його немає в Google Play – потрібно завантажити із сайту податкової). Продукт для iOS податківці ще розробляють.

Архів, у який «запакований» додаток, містить інструкцію щодо встановлення й використання безкоштовного ПРРО. Також корисна інформація є в «Актуальні запитання-відповіді» на сайті податкової. 

Реєстратор від ДПС виконує базові функції – це фіскалізація розрахункових операцій (передавання звітів у податкову) та робота з електронними чеками. 

Водночас на ринку є комерційні ПРРО з ширшими можливостями, як-от інтеграція з електронними системами автоматизації бізнесу. За допомогою платних реєстраторів можна керувати всіма касами й касирами одночасно, завантажувати товари з інших програм, змінювати ціни, ставити знижки тощо.

Як встановити ПРРО

Треба зареєструвати його в Електронному кабінеті платника податків (ЕКПП), заповнивши форму №1-ПРРО. У четвертому розділі «Дані щодо ПРРО» слід обрати тип ПРРО:

• стаціонарний – використовується за адресою з реєстраційної заяви.
• пересувний – може використовуватися на всій території України.
• каса самообслуговування – використовується за адресою з реєстраційної заяви без касира (платіжний термінал).
• інтернет-торгівля –  використовується за адресою з реєстраційної заяви, можна із касиром (інтернет-магазин, сайт).

Ось як зареєструвати ПРРО:

1. Зареєструвати точку продажів в кабінеті платника податків. У розділі «Введення звітності» обрати групу звітів F13, створити і надіслати форму F1312003.
2. Обрати платний ППРО або безкоштовний від податкової.
3. Завантажити файл ПРРО і встановити його на пристрій, який виконуватиме роль каси на точці продажу.
4. Зареєструвати ПРРО (створити віртуальну касу) і заповнити форму №1-ПРРО (F1304102 в розділі «Введення звітності», обрати групу звітів F13 («Запити»). Важливо в пункті №5 обрати «Здійснюється», аби ПРРО не переставав надсилати дані до податкової, якщо інтернет зникне. Інакше реєстратор не працюватиме офлайн.
5. Після надсилання форми №1-ПРРО ви отримаєте квитанцію з фіскальним номером, під яким податкова зареєструвала ПРРО (віртуальну касу).
6. Особа, яка працюватиме на касі, повинна мати власний ЕЦП фізособи, отримати який можна, наприклад, через «Приват24». Далі треба через кабінет платника податків зареєструвати касира в податковій. Для цього в розділі «Введення звітності», група звітів F13 («Запити»), потрібно знайти форму F1391802, ввести прізвище, ім’я та по батькові касира, його ІПН та ідентифікатор ключа, який можна дізнатися в реєстратора ЕЦП.
7. Після цього слід ввести в ПРРО товари.

Чи спростять бізнесу використання реєстраторів  

Днями Спілка українських підприємців звернулася до Кабміну з проханням спростити використання РРО та ПРРО для бізнесу. Пропонують:

• запровадити навчальний (тестовий) період обов’язкового впровадження РРО та ПРРО, протягом якого не буде покарань для підприємців;
• зробити публічними дані про зареєстровані РРО та ПРРО, реєстр Центрів сервісного обслуговування апаратних реєстраторів, перелік інформаційних еквайрів, суми щомісячних виторгів у розрізі видів діяльності, територій, видів товару;
• скасувати обов’язкову щомісячну плату на рахунки ЦСО за обслуговування реєстраторів;
• спростити реєстрацію РРО в податковій;
• скоротити перелік обов’язкових реквізитів фіскального чека: зараз у ньому 31 поле;
• запровадити альтернативний механізм передавання даних від РРО до податкової без участі інформаційних еквайрів та ГІОЦ Нацбанку.

А втім, уряд навряд чи дослухається до пропозицій спілки. Обов’язкове використання реєстраторів і так переносили кілька разів, а сучасна версія закону м’якша за першу редакцію. До того ж податкова не зможе перевіряти і штрафувати підприємців до завершення карантину. 

---

Днями податкова пояснила, чому підприємцям відмовляють у реєстрації РРО.