«Зекономили 160 000 грн». Як ефективно оптимізувати витрати бізнесу – кейс компанії «Чистота»

Робота бізнесу та його постійний розвиток — це процес, який потребує коштів. Часом доволі великих. А коли ви тривалий час вкладаєте певну суму в ті чи інші операційні процеси, це починає здаватися нормою. Тому ідей шукати шляхи оптимізації витрат часто навіть не виникає. Але це помилка, адже з часом накопичуються статті витрат, на яких можна було б зекономити. 

Дмитрій Шеремета, засновник та СЕО клінінгової компанії «Чистота» розповів для AIN.Business про те, як його компанія проаналізувала й оптимізувала витрати, і чому це дозволить зекономити мільйони гривень в майбутньому.

Відмова від таксі на користь кур’єрської служби

Тривалий час ми користувалися послугами таксі для доставки інвентаря та обладнання на об’єкт. Ще весною це виходило десь 350 гривень у дві сторони, що доволі недешево, а зараз коштувало б у рази більше. Ми підрахували, що на місяць лише на послуги таксі витрачаємо близько 40 000 гривень. Деякий час не думали щось змінювати з декількох причин:

• Тривалий час ми не звертали особливої уваги на цю статтю витрат, та й якісні кур’єрські служби з’явились відносно недавно. 
• Раніше клієнти платили за доставку обладнання окремо, тому ми якийсь час не ставили собі за мету оптимізувати цю категорію витрат.

Та коли сума витрат на таксі досягла 40 000 гривень на місяць, стало очевидно, що потрібно змінити це. Тому ми налагодили співпрацю з кур’єрською службою.

Ось як це дозволило нам зекономити кошти починаючи з травня:

Місяць	Витрати на доставку	Кількість доставок
Січень	₴ 9 511	67
Лютий	₴ 16 281	109
Березень	₴ 21 480	138
Квітень	₴ 40 041	139
Травень	₴ 14 150	132
Червень	₴ 16 650	152
Липень	₴ 29 900	198
Серпень	₴ 35 100 грн	233

Якщо припустити, що ціна на таксі лишилась на рівні 350 грн у дві сторони і ми продовжили користуватися їхніми послугами. Отримаємо наступні суми витрат:

• Травень — ₴ 46 200.
• Червень — ₴ 53 200.
• Липень — ₴ 69 300.
• Серпень — ₴ 81 550.

Економія станом на сьогодні лише за цим напрямком становить 71,43%. Тобто ми витрачаємо менше третини від того, що могли б!

Купівля хімії більшими партіями в оптового постачальника з вигіднішою ціною

• Якщо з послугами кур’єрів питання вдалося вирішити всього за день, то з професійною хімією було дещо складніше. Ця продукція постійно зростає в ціні — це нормальне явище.
• Нам вдалося знайти постачальника, готового продавати хімію оптом за вигіднішою ціною.
• Ми придбали продукції одразу на 3 місяці — це близько тонни.

І якщо порівняти з нашими витратами за червень і липень, то побачимо, що в серпні вони зменшились:

Економія не надто велика, але зі щомісячним здорожченням хімії ставатиме більш відчутною. Також це зручніше, ніж купувати невеликими партіями.

Проплата фіксованого тарифу за електроенергію на 6 місяців

Перша хвиля подорожчання електроенергії вже відбулася. І в найближчому майбутньому, ймовірно, буде чергова. Ми споживаємо доволі багато електрики, тому і в цьому напрямку вирішили спробувати зменшити витрати.

Така можливість є — авансовий тариф на 6 місяців для малого та середнього бізнесу — 4,29 грн за кВт/год + ПДВ. Зараз стандартний тариф — 5,86 кВт/год без ПДВ. 

• Щомісяця протягом року ми споживаємо близько 300кВт. год, а в опалювальний сезон — споживання зростає до 3500 кВт. год.
• Тобто зараз ми економимо лише 470 грн на місяць, але вже з жовтня щомісячна економія складатиме щонайменше 5500 грн.
• Також є всі підстави вважати, що найближчим часом тариф може зрости на суму від 30% до 100%. І тоді різниця може стати колосальною.

Проплата різних сервісів на рік вперед

• Ми всюди оплатили підписку на рік, щоб на довгий час взагалі забути про цю категорію виплат. Починаючи від Google Workspace, Google Диск та віджета «Відгуки». Насправді тут загальна економія виходить в принципі невелика — буквально 300–400 грн, але кожного місяця.
• Найбільша економія за річний пакет послуг платформи Ringostat, яка стала для нас незамінним помічником в роботі. Так от при оплаті за рік ми маємо $780 економії.

• Фактично на зекономлені кошти ми отримали 4 місяці послуг безкоштовно. 

Закупка палива за вигіднішою ціною в ОККО на 3 місяці

Ми знали, що паливо буде дорожчати влітку приблизно на 10%. В принципі це не було ні для кого секретом.

Але, наприклад, в ОККО можна придбати необмежену кількість літрів бензину, яку надалі можна заправляти впродовж трьох місяців, після чого решта «згорає».

• Ми замовили палива на 100 тисяч гривень за ціною 48 гривень за літр. Це було наприкінці червня.
• Вже зараз вартість бензину складає 56 гривень за літр.
• За нашими підрахунками, це дозволило нам зекономити на паливі приблизно 10% від прогнозованих витрат — близько 10 тисяч гривень.

Відмова від таргетованої реклами на користь органічного просування

В якийсь момент ми зрозуміли, що не маємо об’єктивного розуміння, наскільки ефективною для нас є таргетована реклама в Instagram. Так, ми отримували (й продовжуємо отримувати) значну кількість замовлень саме тут, але через обмеженість аналітики соцмережі частка клієнтів від реклами була невідомою.

Тому ми вирішили на якийсь час повністю відмовитися від таргетованої реклами в Instagram. І як виявилося, відмова від таргету не дала негативного ефекту! Ріст кількості заявок продовжився, навіть коли ми взагалі не запускали рекламу, а використовували лише стандартні інструменти Instagram:

• Reels.
• Stories.
• Публікації у стрічці.

Враховуючи, що на таргетовану рекламу ми до цього витрачали близько 100 000 гривень щомісяця, відмова від таргету дала змогу більш раціонально розпорядитись цими коштами. 

• Також ми порахували, що близько 3 000 гривень витрат йде на контекстну рекламу щомісяця лише за подвійну конвертацію.
• Поспілкувавшись із саппортом, дізналися, що коли з рахунку знімається сума 200–300 гривень, то подвійна конвертація не проводиться. Відповідно, ніяких додаткових витрат немає. Тому ми встановили поріг зняття коштів за рекламу спочатку 200, а зараз 300 гривень, і таким чином ще трохи зменшили витрати.

Зекономлені кошти — це не прибуток

Назвати точну суму доволі складно, адже категорії витрат постійно змінюються, ціни зростають, десь з’являються додаткові витрати тощо.

• За нашими приблизними підрахунками, в місяць ми зараз економимо щонайменше 160 000 грн у порівнянні з минулими періодами. 
• Однак ми не розцінюємо ці кошти як додаткові прибутки.
• Натомість завдяки їм змогли найняти ще робітників, навчаємо їх, допомагаємо ставати кращими та розвиватись.

«Для нас це ще один крок на шляху розвитку. Так, можливо, його варто було зробити раніше, але всьому, як то кажуть, свій час. І ми дуже сподіваємось, що наш досвід виявиться корисним для когось з вас!»