Що змінюється з 1 жовтня та який ПРРО обрати: добірка програмних реєстраторів для бізнесу

1 серпня 2023 року набрав чинності податковий законопроект №8401, а отже з 1 жовтня підприємців почнуть штрафуватимуть за відсутність регістраторів розрахункових операцій (РРО).  

Олександра Герасименко, власниця бюро Alfa Gold і спікерка онлайн-школи «Бухгалтерія AVS» розповіла для AIN.Business, на що звернути увагу при виборі ПРРО та які рішення є зараз на ринку.

Що змінюється з 1 жовтня 2023 року  

1. Підприємців почнуть штрафувати за відсутність РРО. Від відповідальності звільнені лише території, на яких йдуть бойові дії (або можливі бойові дії) та тимчасово окуповані. Перелік територій встановлює КМУ.  

Нагадую, РРО повинні використовувати усі ФОП на 2-4 групі, оформлені на «спрощенці», які отримують оплату готівкою банківською картою, жетонами, талонами тощо. Сюди потрапляє весь ресторанний бізнес та ритейл, включаючи інтернет-магазини.

2. Штрафів за невикористання РРО з 1 січня 2022 року до 1 жовтня 2023 року не буде. Звільнення не діє для грального бізнесу, купівлі/продажу іноземної валюти та тих, хто торгує підакцизними товарами.

Які будуть штрафи

З 1 жовтня для ФОП 2-3 групи (платників 5%), які не здійснюють продаж технічно складних побутових товарів, лікарських засобів, виробів з дорогоцінних металів та медпризначення, будуть діяти знижені розміри штрафів за невикористання РРО 25% за перше та 50% за кожне наступне правопорушення.  Для всіх інших – звичайні штрафи у 100% та 150%.

Також накладаються штрафи:

• за відсутність контрольної стрічки або спотворення даних про проведені розрахункові операції — 510 грн. 
• за фіскалізацію без зазначення коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД, ціни товару та обліку його кількості — 5 100 грн. Це для тих, хто працює з підакцизними товарами. 

На що звернути увагу при виборі ПРРО

Порівняйте ціну та функції

На ринку є як безкоштовні, так і безліч платних варіантів ПРРО. Як правило, їх ціна залежить від набору можливостей. Раджу обов’язково з’ясувати, чи підтримує обране ПРРО роботу в офлайн режимі, друк Z-звітів, одночасну роботу з ФОП та ТОВ, інтеграцію з банківськими терміналами, можливість не друкувати фізичні чеки, а відправляти їх по sms тощо.

Визначтесь з обладнанням

Універсального ПРРО, який підходить під всі ваші бізнеси немає. Тож перш за все треба зрозуміти, на яке обладнання ви шукаєте реєстратор. Є ПРРО, які підтримують декілько форматів роботи, а є ті, що обмежуються тільки чимось одним. Наприклад, ПРРО від Poster підійде і для комп’ютера, і для смартфонів та планшетів на iOS та Android, ПРРО від ОщадPay підтримує тільки Android з NFC модулем, а Онлайн Каса і зовсім працює в чат-боті Telegram.

Перевірте інтеграцію з системами автоматизації

З’ясуйте, чи інтегроване ПРРО з тими маркетплейсами чи системами автоматизації, з якими ви вже працюєте. Найкраща інтеграція – у розробників. Тобто, якщо ви продаєте на Prom, дивіться відразу в бік «Вчасно», бо це одні й ті самі розробники, а значить максимально безшовна інтеграція. 

Якщо ваш заклад вже працює з системою обліку для ресторанів Poster, то розглядайте і ПРРО від Poster.  Зокрема власнику не треба буде перемикатися між різними сервісами та техпідтримками — все звіти будуть в одній адмін-панелі. Це спростить роботу з фіскалізацією та податковою. 

Дізнайтеся деталі про техпідтримку. 

Ще перед покупкою реєстратора розпитайте розробника, на який саме формат технічної підтримки ви можете розраховувати. Бо може статися так, що чеки не будуть фіскалізуватися у суботу о 22.30, а техпідтримка працює лише по буднях до 18.00. Тож раджу задати такі питання:

• Які канали технічної підтримки підтримує компанія: чат, e-mail, телефон? 
• У який час команда технічної підтримки на зв’язку: цілодобово чи у обмежені години?
• Чи входить вартість тех.підтримки у щомісячну передплату або ви повинні оплачувати її окремо?

Перелік безкоштовних та платних програмних РРО

Програмний РРО від податкової. Державна податкова служба просувала ідею про фіскалізацію ФОПів ще з 2017 року. Щоб показати, що цей процес не обов’язково дорогий для бізнесу, податкова створила власне безкоштовне ПРРО. Запустили його ще у 2020 році, але більш менш до робочої версії доробили тільки зараз. Є базові функції: касові зміни, Z-звіти, навіть можна додати акції. Працює на iOs, Android, є вебверсія. Нема і не буде – оновлень, техпідтримки, будь-яких інтеграцій. 

Резюмуючи: безкоштовне рішення наче є, воно наче працює, але користі з цього бізнесу небагато. 

ПРРО від Poster (для ресторанного бізнесу). Poster — це українська компанія з автоматизації ресторанів і кафе. Вона пропонує підприємцям екосистему рішень: каса, склад, аналітика, CRM, застосунок для власника, QR-меню, оплата та відгуки, мобільний офіціант, доставка, фінанси. А також свій власний ПРРО.  

ПРРО від Poster може:

• працювати в офлайн режимі, 
• друкувати Z-звіти, 
• працювати з декількома ПРРО на різних касах в межах одного закладу,
• загружати ключи касирів в адмін-панелі,
• оплачувати чеки по QR-коду з автоматичною фіскалізацією та зарахуванням грошей на різні рахунки.
• має інтеграцію з терміналами Приватбанку, сервісом відправки фіскальних чеків по sms тощо. 

Своєю фішкою сервіс вважає цілодобову техпідтримку – 24/7 в чаті, Viber, e-mail, за телефоном. Є курси в Академії Poster про роботу з ПРРО та касову дисципліну. У випадку змін в правилах оподаткування – сервіс робить безплатне оновлення. 

Вартість ПРРО для однієї каси – 144 грн/міс. Разом с підпискою на Poster – від 864 грн/міс. Перші 14 днів безкоштовно. Якщо нема часу займатися самостійним підключенням, партнери Poster налаштовують все під ключ за 2000 грн.

«Вчасно.Каса». Цей ПРРО створили розробники сервісу електронних документів «Вчасно» компанії EVO. «Вчасно.Каса» може:

• працювати офлайн, 
• формувати чеки у вебкабінеті або мобільному застосунку,
• є інтеграції з системами обліку, бухгалтерськими програмами, маркетплейсами Prom та ROZETKA.

Підписка коштує 180 грн/міс. за одну касу. Перші 14 днів — безкоштовно для першої каси. Техпідтримка – чат, телефон, мейл, але тільки в будні з 8:00 до 22:00, в суботу з 10:00 до 19:00.

«Е-ЧЕК». Програма від Національної електронної біржі та команди розробників Asta.Mobs, що також підійде для смартфонів (технологія Tap to Phone), комп’ютерів та POS-терміналів. За допомогою «Е-чек» можна приймати платежі, фіскалізувати їх та брендувати чеки.  

Тариф — 125 грн на місяць з одного ФОП незалежно від кількості кас та операцій. Техпідтримка Viber, Telegram, телефон.

Checkbox. Це платний сервіс від команди Дмитра Дубілета. Є можливість відправляти чеки на Viber/sms, працює в офлайн режимі. Рішення інтегроване з багатьма системами автоматизації бізнесу. 

Перший місяць безкоштовний. Після цього тариф для однієї каси коштує 178,8 грн на місяць. Техпідтримка лише з 7.00 до 22.00.

ПРРО від Онлайн Каса. Це ПРРО інтегрує прийом оплат через смартфон у месенджер. Це ПРРО відрізняється від інших реєстраторів тим, що працює в чат-боті в Telegram. 

Fondy. Fondy — сервіс, що обробляє платежі з карт та електронних гаманців. Серед його рішень є програмний РРО. Він безкоштовний для тих бізнесів, які підключилися до платіжної системи Fondy.

ОщадPay. Платіжний сервіс від «Ощадбанку» та Visa, що дозволяє приймати безконтактну оплату смартфоном як POS-терміналом. Сам по собі він не є реєстратором, але його можна інтегрувати з ПРРО від податкової та API фіскального сервісу. Працює тільки на OC Android 10.0 та вище з NFC модулем.

Додаток SM POS. Застосунок можна використовувати як ПРРО, встановивши його на смартфон (тільки андроїд), планшет або приставку. Також додаток працює з торговельними POS-терміналами. Є декілько тарифів: безкоштовний з обмеженими функціями, повний за 250 грн/міс та безстроковий з разовою оплатою у 3600 грн і відсутністю подальшої абонплати. 

Техпідтримка входить у вартість не всіх тарифів. Підтримують телефоном, Telegram, Viber, поштою, але в обмежені години.

WayForPay. Чинні клієнти WayForPay можуть користуватися безкоштовним ПРРО компанії. Сайт сервісу містить довідкові матеріали про те, як це робити.

Cashalot. Програма для десктопів, що локально зберігає інформацію про фіскальні операції. Працює також в офлайн режимі. Сервіс має мобільний додаток та спрощений складський облік. 

Вартість — від 980 грн на рік для ФОП з 1-2 касами, 1970 грн на рік для юрособи. Платне сервісне обслуговування: 82 грн/міс. для ФОП, 164 грн/міс для юросіб. 

«СОТА Каса». Програмний РРО від розробника Linkos Group. Працює на планшетах, смартфонах та комп’ютері. Підтримує роботу в режимі офлайн. Реєстратор можна підключити до POS-терміналів та іншого обладнання. 

Вартість — 980 грн на рік, є обмеження до 1000 чеків на місяць та максимум 3-х кас. Вартість додаткових 1000 чеків кожного місяця – 100 грн/міс.

Dilovod. Онлайн-сервіс, який допомагає вести управлінський, бухгалтерський облік та складати звітність. У сервіс вбудовано і власний ПРРО. 

Ціни на пакети стартують від 450 грн на місяць, за реєстратор доплачувати не потрібно. Підтримка безкоштовна, але тільки в робочі дні з 9:00 до 19:00.

ВебЧек. Ще один програмний РРО. На відміну від попередніх реєстраторів, позиціонує себе як програмна доробка до конфігурацій BAS (1С, яка пізніше змінила в Україні назву на BAS). 

Є безкоштовний тариф без офлайн режиму, якщо сума чеків менш ніж 800 грн. Стандартний тариф – 125 грн/міс. Підтримка: Viber, Telegram, Skype, телефон, e-mail.