Фінансове планування для малого бізнесу: проблеми, помилки та поради

Владислава Рикова, керівник маркетингової агенції МАВР, розповідає в колонці для AIN.Business про фінансове планування для малого бізнесу і правильну його організацію.

Фінансове планування для малого бізнесу: проблеми, помилки та поради

Фінансове планування – обов’язковий процес ведення бізнесу будь-якого масштабу, включаючи малий. Ідеальний план з фінансів зазвичай включає витрати (змінні і постійні), прогнози продажів, алгоритм управління ризиками, а також наявні активи і зобов’язання. Його головна перевага — можливість визначитись із чіткими очікуваннями на ведення малого бізнесу, правильно витрачати бюджет, а також вивести карту зростання свого підприємства.

Якими способами малі підприємства можуть керувати фінансовими потоками?

Головна особливість малих підприємств у тому, що керувати усіма фінансами можуть їх власники. Однак із зростанням та розвитком бізнесу таке завдання стає практично нереальним. Найчастіше перед власником малої компанії постає дилема, який шлях краще обрати, щоб тримати все під контролем – створювати власний штат бухгалтерії чи скористатися послугами аутсорсингу.

Команда професіоналів, сформована у повноцінний відділ компанії, дає такі переваги:

1. Обробка всіх фінансів відбувається «на місці», у результаті звернутися до звітності за певний період можна будь-якої миті.
2. Власники малого бізнесу можуть самостійно коригувати роботу своїх співробітників щодо фінансів та давати вказівки у виборі напряму.

Однак є у формування власного штату й недоліки. Наприклад, пошук та залучення справжніх талантів — це завжди витратний захід. Він вимагає додаткової витрати бюджетних коштів, а також доведеться витрачатися на інфраструктуру. Крім того, власний штат професіоналів може спричинити низку помилок. Якщо у набраного штату не вистачає досвіду та знань у складних процесах, всі зусилля, включаючи грошові, будуть витрачені даремно.

Роблячи вибір на користь аутсорсингу, власник малого бізнесу отримує такі переваги:

1. Бізнес може працювати з найпрогресивнішими технологіями.
2. Кращі фінансові експерти матимуть максимальну допомогу для швидкого розвитку малого підприємства, допоможуть правильно спрямувати його фінансові потоки.

Щоб зробити завдання, які виконує бізнес, більш керованими, можна скористатися спеціальним бухгалтерським програмним забезпеченням, наприклад Finmap. Сервіс дозволяє складати бюджет, розраховувати заробітну плату, виставляти та оплачувати рахунки, роблячи всі рутинні заходи автоматичними.

Основні фінансові цілі малого бізнесу

Фінансове планування малого підприємства — це визначення цілей паралельно з оцінкою наявних ресурсів. Що ж до довгострокового розрахунку, тут фокус слід тримати більш на трудомістких і тривалих завданнях. Однак, щоб їх досягти, важливо провести також короткострокове та середньострокове планування.

Відповідно, у будь-якому вигляді фінансового планування можна виділити такі варіанти цілей:

• короткострокові;
• середньострокові;
• довгострокові.

Довгострокові цілі характеризуються необхідністю скласти план на найближчі 10-12 років, лише такий період дозволить переконатись у їх реалізації. Приклади такого виду визначення фінансового завдання – збільшення прибутку на 12% за 8 років, оновлення інфраструктури чи обладнання підприємства протягом наступних 7 років тощо.

Середньострокові цілі фінансового характеру не можуть бути досягнуті одразу, однак у перспективі їх виконання відбувається у найближчому майбутньому. Наприклад, планування щодо зниження виробничих витрат на 20% за 2 роки.

Короткострокове фінансове планування має на меті вирішення миттєвих завдань. Розробка стратегії ведеться з таким урахуванням, щоб результату було досягнуто протягом року. Яскравий приклад – збільшення рекламного бюджету вдвічі.

Головні фінансові проблеми малого бізнесу

Малі підприємства регулярно стикаються з нескінченними перешкодами, які заважають їхньому швидкому розвитку. Вони можуть мати різний характер, починаючи від пошуку відповідних кадрів і закінчуючи відсутністю коштів для подальшого зростання, якщо стартового капіталу недостатньо. Додаткові проблеми створюють необхідність регулярної сплати податків, відстеження прострочених платежів від клієнтів, низький обіг капіталу тощо.

Понад 60% власників малого бізнесу, за статистикою, вважають головною своєю проблемою необхідність щомісячних витрат. До них відносяться:

• платежі з оренди;
• утримання зарплатного резерву;
• підтримка офісної інфраструктури;
• оплата навчання для підвищення рівня кваліфікації персоналу;
• витрати на маркетинг та рекламу.

Найчастіше після здійснення всіх платежів малі підприємства залишаються практично без коштів на зростання та розвиток.

Як наслідок цієї проблеми виникає інша, пов’язана із рухом грошових потоків. Особливо складною для малого бізнесу є ситуація, коли немає балансу між прогнозом витрат і продажів. Але важливо враховувати, що перевищення видатків над доходами на етапі первинного розвитку вважається нормальним явищем.

8 частих помилок у фінансовому напрямку, які робить малий бізнес

На жаль, у веденні будь-якого бізнесу можливі помилки, особливо це стосується малих підприємств. Найпоширеніші серед них пов’язані саме із фінансовим напрямом. Наприклад, це перевищення прогнозу майбутніх доходів, недооцінка запланованих витрат, безконтрольні грошові потоки тощо.

Найбільш небезпечними для малого бізнесу вважаються такі помилки, які можуть призвести до втрати всіх коштів і, як наслідок, повного краху всієї підприємницької діяльності:

1. Зайві витрати. Стосується тих підприємців, які воліють вкладати багато коштів у логотипи та часом непотрібну рекламу. Деякі дії у маркетингу виявляються зайвими.
2. Оформлення невірної юрособи. Приклад із життя: власник для мережі хімчисток відкривав ФОП для кожної точки окремо, через це згодом не зміг отримати зарубіжні інвестиції через неможливість комплексної оцінки бізнесу.
3. Неуважність стосовно кредитних умов. Погоджуючись на будь-яку боргову позику, важливо досконально читати документ, особливо абзаци, написані дрібним шрифтом. Найчастіше їх ігнорування загрожує неприємними сюрпризами. Наприклад, ми всі знаємо про форс-мажорні обставини, але що про них написано в договорі? Нині багато бізнесів зіткнулися з проблемою оплати кредитів у зв’язку з військовим становищем в Україні. Як правило, кредитні організації прописують в умовах, що позичальник протягом 3 днів повинен подати письмову заяву про настання таких форс-мажорних обставин та неможливість виплачувати кредит. Якщо позичальник не встиг цього зробити в обумовлені терміни, то він може і повинен виплачувати кредит.
4. Відсутність фінансового плану та довгострокових перспектив. Ця помилка пов’язана з тим, що власники бізнесу надто зосереджені на поточних завданнях і не дивляться наперед. Нерідко засновник компанії налаштований виключно на збільшення прибутку за будь-яку ціну, втрачаючи таким чином контроль над своїми фактичними продажами, «випалюючи» аудиторію та отримуючи негативні відгуки, які в перспективі ведуть до втрати репутації та повного краху бізнесу. Хоча, як показує практика, у цьому випадку Вам може допомогти повний ребрендинг (ось Вам і управління ризиками).
5. Особисті гроші виявляються замішаними у бізнес. Тут з’являються проблеми у плані контролю витрат. Немаловажний і той факт, що податкові ставки для бізнес-доходів та власних коштів абсолютно різні.
6. Спроба зберегти всю інформацію у голові. Утримати всі дані у собі неможливо, особливо коли справа стосується фінансових потоків. Рано чи пізно пам’ять дасть збій, а простий людський чинник спричинить повний крах.
7. Спроба вести облік за допомогою касового методу. В корені невірно вважати всі витрачені гроші витратою, а кошти, що надійшли на баланс, — доходом. Важливо брати до уваги аванси за поки що невиконану роботу, зобов’язання перед постачальниками за наявності боргів тощо.
8. Одноосібне ведення всіх бізнес-процесів малого підприємства. Правильний фінансовий облік потребує обов’язкового делегування. Власнику бізнесу вигідніше спрямовувати свої сили на аналіз поточної ситуації, щоб зробити діяльність більш прибутковою, а рутинну роботу доручити фахівцям.

Декілька порад щодо складання фінансового плану для малого бізнесу

Майстерно складений фінансовий менеджмент — фундаментальна основа, завдяки якій компанія зможе активно розвиватися. Наступні поради дозволять не прогаяти шанси для швидкого розвитку бізнесу, а також зберегти свої позиції в умовах кризи:

1. Плануйте свої податки правильно. Кожен підприємець має обов’язково вникнути у систему оподаткування України, навіть якщо сам не збирається займатися наданням звітів. Неправильне подання балансу до відповідних служб загрожує арештом або розоренням.
2. Витрати мають бути поділені на односкладові сегменти. Такий поділ бюджету дозволяє власнику малого бізнесу побачити, куди і скільки йде коштів на різні потреби. Можливо, деякі витрати будуть зовсім непотрібними.
3. Фінансовий план має бути гнучким та максимально динамічним. Правильна адаптація до поточної ситуації дозволить зберігати готовність до будь-яких змін у бізнесі. Все змінюється з часом, і це не може не стосуватися фінансових потоків.
4. Бізнес-портфель має бути диверсифікований. Для отримання хорошого доходу не варто покладатися лише на свою основну діяльність. Корисним рішенням буде злиття з іншими підприємствами, відкриття нових напрямів тощо. Ці методи завжди відкривають додаткові обрії для розвитку.
5. План виходу має бути напоготові. Незалежно від причин, через які власник малого бізнесу вирішить відійти від справ, він має скласти алгоритм цього процесу, щоб зробити все максимально безболісним. Навіть якщо планується передача малого підприємства родичу або його продаж, важливо створити максимально гнучкі умови, які сприятимуть подальшому розвитку компанії.

Будь-який малий бізнес потребує якісного планування, особливо це стосується фінансового напрямку. Правильний алгоритм не лише збільшить доходи та скоротить витрати, а й дозволить залучити інвесторів, а також попередить можливі ризики. Бажано все ж таки довірити управління фінансовими потоками професіоналам, а свої сили направити на аналіз діяльності, щоб зробити її ще ефективнішою.

Авторка: Владислава Рикова, керівник маркетингової агенції МАВР