Як оформлювати персонал на роботі: штат чи ФОП?

У вас є бізнес, який потребує більше, ніж одного власника, для нормальної роботи та розвитку. Ви наймаєте працівників, і перше питання — як їх правильно оформити, щоб не було проблем із законом. Надя Денисюк, адвокат Axon Partners, підготувала для AIN.Business змістовний матеріал, у якому порівняла два можливі формати — ФОП і трудовий договір. Також Надя розповідає про розміри штрафів для тих, хто спробує обійти закон.

Які є варіанти?

Спочатку розберемося з особливостями трудового договору та ФОП-конструкції.

	ФОП	Працівник
Оформлення	Договір про надання послуг/виконання робіт. Письмова форма.	Трудовий договір (звичайний договір з умовами праці або наказ про прийняття на роботу). Письмова форма.
Повідомлення	Нікого не повідомляєте.	До допуску на роботу повідомляєте Державну податкову службу.
Податки	Зазвичай 5% (спрощена система) та ЄСВ, які він сплачує за себе сам.	Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) від ЗП – 18 % Військовий збір (ВЗ) від ЗП – 1,5 % Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) – 22 % нараховується на загальну суму ЗП до вирахування ВЗ та ПДФО.
Характер роботи	Не постійна, має кінцевий результат, не має сталого графіку, не передбачені відпустки та правила внутрішнього трудового персоналу, потребує досвіду та/або дозволів на зайняття певною діяльністю. Залучення такої особи не передбачає повну участь лише у вашій діяльності.	Робота не має чітко вираженого результату, не розрахована на чіткий період виконання конкретної роботи, системно виконуються одні і ті ж функції.
Сфери застосування	Нерегулярні консультації або надання послуг (юридичних, інформаційних, бухгалтерських), виконання аналогічних робіт, виготовлення певних предметів або документів та ін.	Немає обмежень щодо сфер застосування, оскільки трудові відносини можуть бути строковими, а роботи сезонними або за графіком.

Як оформити працівника?

Тут можна розділити на кілька підпунктів:

• Як укласти трудовий договір?

У простій письмовій формі, це можу бути договір з всіма істотними умовами (предмет, строк, оплата, графік роботи тощо) або звичайний наказ про прийняття на роботу.

Наприклад, для роботи з надомними та дистанційними працівниками (режим роботи, введений для працівників, які працюють вдома) Мінекономіки розробило проекти типового трудового договору, які після остаточного прийняття можна буде використовувати.

Якщо ви фізична особа без статусу підприємця або ФОП, то можете скористатись розробленою Мінпраці формою трудового договору.

Та найпоширенішим варіантом досі залишається наказ про прийняття на роботу. Тут все максимально просто, берете форму П-1 і сміливо застосовуєте – вона перевірена часом і судами.

А що робити з трудовою, спитаєте ви або вас? Хотіла б я сказати видихніть, але тільки через п’ять років. Дійсно, прийняли закон, яким скасовано паперові трудові книжки і запроваджено електронну форму. Але перехідний період триватиме ще 5 років, тому не забудьте оформити працівникові книжку та видати під підпис (і при звільненні також). Зберігати її потрібно в недоступному для працівника місці (жарт, якщо що).

• Куди бігти далі?

До початку роботи працівника повідомляєте Державну податкову службу за місцем своєї реєстрації. Для цього вам треба подати встановленої форми повідомлення, в електронній або паперовій формі, а податкова самостійно внесе у потрібний реєстр відомості про вашого працівника.

Роботодавцям фізичним особам та ФОПам додатково потрібно зареєструвати трудовий договір в Державній службі зайнятості протягом тижня після допуску працівника до роботи. Таке повідомлення подається до служби зайнятості за вашим місцем проживання. Зверніть увагу, що реєструвати такий договір за відсутності працівника не бажано, адже тоді його підпис на договорі потрібно посвідчувати нотаріально.

• Чого навчитися в першу чергу?

Якщо ви самостійні і без бухгалтера, то – сплати податків, ведення податкової звітності, робочих табелів, журналу відпусток та лікарняних.

Найважливішим пунктом є сплата податків та податкова звітність, адже за працівника треба сплачувати від зарплати:

• Єдиний соціальний внесок – 22 % (не забувайте, що нараховувати його треба на ЗП без вирахування ПДФО та ВЗ).
• Податок на доходи фізичних осіб – 18 %.
• Військовий збір – 1,5%.

Мінфін зовсім недавно спростив звітність за працівників, і тепер звітність щодо всіх нарахувань подається в єдиній формі, тільки додатки різні. Максимально детально, як заповнювати форми та що змінилось, можна почитати тут.

Як працювати з ФОП?

Тут нічого складного, тому що для роботи з ФОП достатньо укласти звичайний письмовий договір, в деяких випадках може бути ще технічне завдання, календарний план, кошторис тощо. Після виконання договору або в процесі його виконання зазвичай підписується акт наданих послуг / виконаних робіт.

З ФОП у вас рівноправні відносини, і він не буде підпорядковуватись вашим вимогам щодо робочого часу, графіку, конкретних умов виконання роботи, так само як і не зможе користуватися соціальними гарантіями, передбаченими для працівників (лікарняні, відпустка).

То що ж обрати?

Звісно, використання ФОП у своїй діяльності виглядає привабливіше, проте не варто забувати, що постійна співпраця з ФОП є прицільним об’єктом перевірок Держпраці.

Держпраці визначає найчастішими такі ознаки прихованих трудових відносин:

• системний характер праці та регулярна оплата;
• не визначений кінцевий результат;
• особа виконує роботу за певним графіком та, по суті, підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку;
• в особи немає інших джерел отримання доходу і весь робочий час припадає лише на одного суб’єкта;
• особа виконує роботу / надає послуги на визначеному вами місці, використовуючи ваше обладнання.

Якщо Держпраці виявить хоч кілька ознак, що характеризуватимуть ваші відносини як трудові, готуйтесь до негативних наслідків за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору у вигляді штрафів:

• від 8500 грн до 17 000 грн та від 17 000 грн до 34 000 грн за повторне порушення (адміністративна відповідальність, на вас складуть протокол).
• від 60 000 грн (мінімальний штраф передбачений Кодексом законів про працю)

Але зважте, що такі наслідки будуть застосовуватись лише до роботодавців, зареєстрованих як ФОП або юридичні особи.

Переконайтесь, яка ціль залучення конкретної особи і зважуйте ризики перед тим, як вибрати форму співпраці.