11 речей, на які варто звернути увагу при виборі POS-системи для закладу

Згідно з новим звітом аналітичної компанії Grand View Research Inc., до 2030 року глобальний ринок POS-систем для закладів сягне $38,16 млрд, а річний темп зростання (CAGR) з 2023 по 2030 роки становитиме 8%. 

Системи автоматизації перестають бути лише засобом для відстеження продажів. Все більше рестораторів розглядають POS-систему як єдиний операційний хаб, що об’єднує всі ресторанні сервіси та збирає дані з усіх каналів продажу в одному місці. 

Родіон Єрошек, CEO та співзасновник української системи автоматизації для ресторанів Poster, розказав AIN.Business, на що треба звертати увагу при виборі POS-системи для закладу в Україні.

Навіщо потрібні та які бувають POS-cистеми

POS-система, чи система обліку  – це програма, що автоматизує роботу закладу й допомагає власнику відстежувати та контролювати всі бізнес-процеси. Зокрема:

• будувати аналітику продажів та робити висновки про те, які позиції виводити з меню, а які, навпаки, пропонувати активніше;
• відстежувати залишки товару в реальному часі та вчасно робити замовлення;
• контролювати розклад працівників та розраховувати заробітну плату;
• відстежувати фінанси та бачити чистий прибуток закладу;
• вести базу гостей, їх бонусів та контактних даних тощо.

POS-системи поділяються на два типи: хмарні та стаціонарні.

Стаціонарні системи на українському ринку існують вже давно. Більшість з них починали свій шлях з часів Windows 98, тож є громіздкими та мають складний інтерфейс.

Такі системи працюють на моноблоках та потребують окремих фізичних серверів, на яких зберігаються всі дані про продажі закладу. 

Хмарні системи з’явилися в Україні відносно нещодавно. Першою була Poster, яку ми розробили ще наприкінці 2013 року в Дніпрі. 

Основна відмінність хмарних від стаціонарних систем у тому, що їм не потрібен свій сервер, а значить і системний адміністратор, операційна система, антивірус, безперебійне харчування, безперебійний інтернет і т.д. Всі ці проблеми бере на себе компанія-розробник хмарної системи.

Ще одна важлива відмінність у тому, що за хмарні системи не потрібно викладати одразу всю суму та заморожувати великі гроші в автоматизації, ви просто оплачуєте передплату: платите за продукт невеликими траншами щомісяця.

Як правило, хмарні системи обліку складаються з:

• фронт-офісу – програми для касира, бариста, офіціанта чи бармена,
• бек-офісу – адмін-панелі управління для керуючих та власників.

Зручно, коли програму для фронт-офісу можна завантажити з маркету на будь-які планшети та ноутбуки, та просто автоматично оновлювати. Щодо бек-офісу, то тут цінується, коли програму можна відкривати з будь-якого браузера і це не обмежує вас у виборі системи та типу пристрою.

На що звертати увагу під час вибору POS-системи

1. Репутація та походження компанії-виробника

Безумовно, наразі найважливіший момент, на який варто звертати увагу при виборі будь-якого партнера  — це репутація та походження компанії, яка створює та підтримує сервіс. 

Багато років на українському ринку POS-систем лідирували російські системи автоматизації — r_keeper та iiko. З початком повномасштабного вторгнення російські компанії почали активно маскувати своє коріння: змінювати структуру власності, комунікувати про релокейт працівників та незалежність від російських брендів. 

По такій схемі, наприклад, працює компанія iiko. В травні компанія оголосила про створення міжнародного бренду Syrve, який базується в Вірменії і начебто жодним чином не пов’язан з росією. Техпідтримка Poster багато разів стикалася з ситуацією, коли ресторатори, які принципіально хотіли користуватися саме українським продуктом, обирали Syrve, бо не знали про зв’язок сервісу із російською iiko.

Робота з російськими програмами – це не тільки репутаційні ризики для закладів, це також пряма загроза безпеці даних, які зберігаються на російських серверах. Вже зараз в першому читанні Верховна Рада прийняла законопроєкт, який забороняє використання софту з росії. Правда поки що це стосується тільки державних установ.

На сьогодні на ринку POS-систем України переважають українські продукти, проте російські сервіси все ще займають вагому частку. Опендатабот зібрав перелік українського програмного забезпечення у різних галузях, яке може стати альтернативою російським сервісам. 

2. Вартість

Коли обираєте POS-систему, враховуйте не лише вартість самої системи, а також вартість обладнання (моноблоків, планшетів, фіскальних реєстраторів, принтерів та всієї периферії, яка підтримує систему), вартість технічної підтримки, впровадження, оновлень та навчання.

• Додаткові ліцензії. Деякі стаціонарні системи продають окремі ліцензії на робочі місця для кожного користувача, тож, можливо, вам буде потрібно придбати декілька копій програми.
• Техпідтримка. Багато дистриб’юторів стаціонарних систем заробляють на технічній підтримці ще більше, ніж на продажі програми. Тож звертайте увагу, чи входить вартість технічної підтримки у сервіс, чи її треба оплачувати окремо.
• Оновлення. За оновлення деяких POS-систем треба платити окремо. Тож ще на старті запитуйте, як часто виходять та скільки коштують оновлення програми. Хмарні системи оновлюються автоматично та безкоштовно, стаціонарні зазвичай беруть за це гроші.
• Устаткування. Кожна POS-система працює з конкретним типом устаткування. Перш ніж купити сервіс, прорахуйте, скільки вам буде коштувати не тільки програма, а й все устаткування, яке вона підтримує. Запитайте розробників, чи можна встановити систему просто на планшет чи треба купляти додаткову коштовну техніку. 
• Додаткові сервіси. Зручно, коли заклад може обрати якийсь базовий тариф POS-системи, а потім окремо додатково придбати потрібні саме йому сервіси, як-то екран на кухню (Kitchen Kit), QR-меню, модуль управління мережею чи модуль для роботи з власними кур’єрами. 

3. Складський облік

Складський облік – одна з ключових функцій, які повинна підтримувати POS-система. Зверніть увагу, чи можна у обраній вами системі переглядати звіт за рухом, залишки на певну дату й облік списань. А також проводити повну та часткову інвентаризацію: ніяких паперових бланків і складань таблиць з нуля у XXI столітті, усе має бути автоматичним.

Ще корисна функція, яка є в деяких системах, – нагадування про залишки. Наприклад, можна зафіксувати, що у закладі повинно залишатися завжди 20 кг муки. Тоді, коли залишки муки скоротяться до 20 кг, система надішле нагадування про необхідність нової закупівлі.

4. Фінансовий облік

Ще одна базова річ, яка має бути в POS-системі, — це облік готівки у касі. Ця функція дозволить вам контролювати фінанси та уникнути розкрадань. 

Також система повинна надавати можливість записувати свої витрати на оренду, зарплату, господарські потреби та розуміти повний чистий прибуток бізнесу. Чим більше фінансових інструментів є у системі, тим краще для планування та прийняття управлінських рішень.

5. Статистика й аналітика

Перед тим, як обрати систему обліку, порівняйте, яку статистику надають та які аналітичні звіти пропонують різні системи. 

Один із найпопулярніших звітів — АВС-аналіз. Він показує наскільки цінна конкретна страва, адже популярна страва може приносити ресторану 20% продажів, але при цьому давати невеликий прибуток через високу вартість інгредієнтів та невелику націнку.

Корисним є і звіт продажів по співробітникам. Він дозволяє зрозуміти, який офіціант добре здійснює продажі, а з ким ще треба провести тренінг. Окрім переліку, поцікавтеся у розробника, які існують варіанти перегляду звітів.

6. Система лояльності

Більшість POS-систем надають можливість створювати програми лояльності для гостей: надавати знижки, бонуси, а також створювати акційні пропозиції: наприклад, 2+1, щасливі години і т.д.

7. Онлайн-замовлення та доставка

Під час пандемії багато закладів почали працювати з агрегаторами доставки чи створювати свої сервіси доставки. У програмі автоматизації має бути передбачена можливість приймати онлайнові замовлення і відстежувати їх статус після доставлення кур’єром.

8. Додаток офіціанта

Щоб не витрачати більше часу на роботу із системою, ніж на роботу з гостем, звертайте увагу на простоту навчання співробітників роботі з додатком офіціанта. Хмарні POS-системи у більшості мають зручний та простий інтерфейс, з яким можна навчитися працювати за лічені години. 

У системі обліку також обов’язково має бути можливість встановити додаткову перевірку на небезпечні дії: встановлення знижки, скасування pre-чека, скасування бігунка.

Зверніть також увагу, чи працює POS-система без інтернету. Якщо інтернет нестабільний, система повинна мати можливість працювати в офлайн-режимі, а при появі зв’язку синхронізувати всі дані.

9. Інтеграції та відкрите API

Перевірте, з якими сторонніми сервісами інтегрована обрана вами POS-система. Чим більше інтеграцій, тим більше можливостей для вашого бізнесу. Наприклад, ви можете під’єднати додаткові сервіси лояльності чи відеоспостереження, які дозволять вам краще контролювати свій бізнес.

Ще важлива річ – доступ до відкритого API POS-системи. API — це готовий код, який спрощує життя розробникам. Якщо в обраної вами системи автоматизації є відкритий API, ваш програміст зможе дописати будь-які функції, які потрібні саме вашому закладу.

Зверніть також увагу, чи підтримує система автоматизації обов’язкові фіскальні вимоги. Для України – це робота з ПРРО. Я акцентую на цьому увагу, тому що, наприклад, є багато класних закордонних систем обліку, але вони не локалізовані під український ринок, та можуть не підтримувати роботу з ПРРО.

10. Тестовий період

Деякі програми пропонують безкоштовний тестовий період, який дозволяє виявити всі переваги та недоліки сервісу саме для вашого закладу. Як правило, таку можливість пропонують майже всі хмарні системи.

11. Технічна підтримка

І останній, але, на мою думку, найважливіший фактор вибору POS-системи — це технічна підтримка. Ще перед покупкою системи варто розпитати розробника, на який саме формат технічної підтримки ви можете розраховувати:

• Які канали технічної підтримки підтримує компанія: чат, e-mail, телефон?
• У який час команда технічної підтримки на зв’язку: цілодобово чи у обмежені години?
• Чи здійснює технічну підтримку сама компанія-розробник (як правило, так працюють хмарні системи), чи цю задачу на себе бере ланцюжок дистриб’юторів (у стаціонарних)? 
• Чи входить вартість тех.підтримки у щомісячну передплату або ви повинні оплачувати її окремо?

Автор: Родіон Єрошек, CEO та співзасновник Poster.