«Обов’язки можна і треба делегувати», – уривок з книжки «Точний, як годинник» Майка Міхаловіца

У видавництва Vivat виходить український переклад книжки підприємця та стартапера Майка Міхаловіца «Точний, як годинник». У ній автор переконує: обов’язки можна і треба делегувати, а бізнес — оптимізувати, зробивши всі процеси точними, як годинник. Низка потужних стратегій допоможе переформатувати керування бізнесом у максимально автономний режим — без щоденної роботи до ночі, безкінечної комунікації з клієнтами та гори дедлайнів. 

AIN.Business публікує уривок з першого розділу книжки.

Рішення — це насправді не рішення

Я думав, що вилікувати трудоголізм можна більшою продуктивністю. Якщо я в рази швидше виконуватиму більші обсяги роботи, то знайду додатковий час для сім’ї, здоров’я, розваг та справ, які я люблю. У мене буде робота для душі. 

Та я помилявся. На шляху до збільшення продуктивності я спробував усе: додатки Focus, методи Pomodoro, колективну роботу. Починати день о 4-й ранку. Закінчувати день о 4-й ранку. Записи на жовтих стікерах. Нотатки на телефоні. Переліки з п’яти пунктів. Списки всього. Знову записи на жовтих стікерах. Метод «не перерви ланцюжок» швидко перетворився на метод «прив’яжи себе ланцюгом до робочого місця».

Байдуже, які методи чи техніки я спробував, наскільки продуктивним став, я й досі лягав у ліжко пізніше, ніж мав би, і прокидався раніше, ніж міг би, — ще й зі списком справ, який, здавалося, за ніч казковим чином збільшувався.

Можливо, якусь роботу я виконував швидше, але точно не працював менше, якщо й не більше. Можливо, у багатьох маленьких проєктах я прогресував, але ще більше нових проєктів заповнювали простір навколо. Це був повний провал. 

Якщо ви не спробували хоча б деякі з цих стратегій продуктивності, що їх я перевіряв на собі, наче неефективні дієти, то впевнений: у вас просто є ще один список. Уся індустрія побудована на бажанні робити більше і швидше. Подкасти, статті, книжки, групи і тренери, челенджі з продуктивності, календарі, журнали і програмне забезпечення. Ми просто з відчаю купуємо за чиєюсь рекомендацією дедалі більше продуктивних порад.

Відчайдушно намагаємося збільшити компанію, працюючи швидше і більше, стараючись налагодити роботу і не з’їхати з глузду. Деякі експерти з продуктивності пропонують гру «часовий злам». Досліджуючи матеріали під час підготовки до написання цієї книжки, я познайомився з колишнім maven продуктивності Крісом Вінфілдом. Він саме завершив один зі своїх відомих курсів з ефективності, де навчав приблизно двадцятьох бізнеслідерів та професіоналів виконувати більші обсяги роботи у стислі терміни. 

Ми зустрілися за горнятком кави у Нью-Йорку біля Лінкольн-центру, щоб він пояснив мені, що справді потрібно, щоб стати продуктивним. Я був готовий дізнатися секрет продуктивності, який мав звільнити мене від стресового життя. Я приїхав на сорок п’ять хвилин раніше. Просто не міг дочекатися розголошення секрету. 

Кріс приїхав вчасно — цілком типово для експерта з продуктивності. 

Коли ми обмінялися традиційними коментарями «тут справді смачна кава», Кріс подивився мені просто в очі: 

— Продуктивність — лайно. 

— Щоооо?! — вигукнув я, ледь не вихлюпнувши на себе горнятко запашної кави «Fazenda Santa». Я можу стати кавовим снобом (чи, як люблю казати, «зернолюбом»), якщо доводиться десь згаяти сорок п’ять хвилин перед зустріччю. 

— Лайно, брате. Я роками навчав людей продуктивності, усі вони, і я теж, тепер працюють іще більше. 

— Не розумію. Чому? — здивувався я. 

― Тому що продуктивність заповнює все навколо. Продуктивність дає змогу тобі виконувати швидшими темпами більші обсяги роботи. І ключове слово тут — ти. Ти можеш виконувати більші обсяги, і, врешті, ти це й робиш, себто ти робиш усе. Навіть якщо ти передаєш роботу на аутсорс, рішення на аутсорсинг ти не передаш. Ти ставиш перед кимось одне завдання, а він натомість повертається до тебе з мільйоном запитань. У результаті тобі доводиться працювати ще більше. 

Кріс вів далі: 

— Кажу тобі, Майку: продуктивність шкодить багатьом людям. Я від неї просто вмираю, але я ж її проповідую. Тепер я намагаюся менше працювати, більше заробляти і жити нормальним життям. 

Мозок. Вибухнув. 

Виявилося, продуктивність не допомагає. Просто дає змогу виконувати більші обсяги роботи. Отже, мій пошук годинникової точності почався з фейкового Грааля!

Переосмислення закону Паркінсона 

Ми обидва знаємо неймовірно продуктивних людей, які працюють по шістнадцять годин на день. Ми обидва дуже добре знаємо людей, які «зроблять усе, якщо на них тиснути». Можливо, ви — один із них. Колись таким був і я. 

Мені знадобилося п’ятнадцять років, щоб це зрозуміти. Урешті я начепив почесний значок «Трудоголік». Я був почесним членом. Я був найшвидшим серед «розв’язати всі завдання компанії» в країні. (Що? Ось такі справи.) 

У книжці «Прибуток понад усе» я процитував закон Паркінсона: «Попит на ресурс завжди зростає відповідно до пропозиції ресурсу». Ми витрачаємо всі часові та грошові ресурси, щоб завершити проєкт, ось чому більшість підприємців рідко отримують стільки ж, скільки їхні працівники. І це не кажучи про прибутки. Що більше грошей потрібно витратити, то більше ми, зрештою, і витрачаємо. Що більше часу в нас є, то більше часу ми витрачаємо на роботу. Ви зрозуміли. 

Як це виправити? Дуже просто: скорочуйте ресурси, і ви обмежите їх використання. Наприклад, якщо ви отримуєте дохід, виділіть спочатку з нього прибуток і сховайте його (десь на віддаленому банківському рахунку), так у вас залишиться менше грошей для витрат. І знаєте що? Ви витрачатимете менше. Якщо у вас немає доступу до готівки, яку отримаєте з власного бізнесу, вам доведеться залучати менше коштів. 

А якщо говорити про час, закон Паркінсона ще актуальніший. Скільки часу ви виділяєте на роботу, стільки й витрачаєте. Ночі, вихідні, відпустки — якщо ви вважаєте, що так треба, працюватимете весь цей час.

Ось де провал продуктивності. Суть продуктивності — виконувати більші обсяги роботи в максимально стислі терміни.

А от і суть проблеми: якщо ви переважно витрачаєте значний часовий ресурс на бізнес, то завжди знаходитимете, чим заповнити робочий час. Працюючи ще продуктивніше, ви тільки берете на себе більше роботи. Що більше ви на себе берете, то продуктивнішим доводиться бути. Розумієте, у чому пастка продуктивності? 

Якщо ви працюєте так, як я чи більшість моїх знайомих підприємців, то зекономлений час використовуєте на роботу, як і сказав Кріс. Але не на роботу, яка вам до душі. Не на роботу, яка справді впливає на ваш бізнес. Ні. Ви виконуєте термінові справи. 

Ви викладаєтеся на повну, а тоді беретеся до наступних завдань, і знову викладаєтесь на повну. І так, поки раптом не виникне якась іще терміновіша справа. Ви працюєте, як кінь, розуміючи: що більше встигаєте, то більше роботи з’являється. 

Після знайомства з Крісом Вінфілдом я раптом збагнув: так, продуктивність важлива. Усім нам варто повчитися раціонально використовувати час. Бути непродуктивним — це наче грішити перед богами бізнесу (до того ж, якщо ви ніжитиметеся на дивані, поїдаючи чипси і цілісінький день переглядаючи рекламу тренажерів, бізнес не посунеться з місця).

Та я усвідомив, що справжній Грааль — це організаційна ефективність. Продуктивність — це наче потрапити на стадіон. А організаційна ефективність — це класно вдарити бейсбольним м’ячем і заробити чимало балів. 

Організаційна ефективність означає налаштувати всі механізми бізнесу на гармонійний лад. У цьому й полягає її основна перевага, адже ви скеровуєте ресурси компанії на злагоджену роботу, щоб досягти найкращих результатів. Організаційна ефективність — це використовувати найяскравіші таланти своєї команди (навіть якщо ця команда складається з однієї людини), щоб виконати найважливішу частину роботи.

Тут ідеться про скерування ресурсів на виконання найважливішої роботи, а не про постійну метушню від одного термінового завдання до іншого. Не потрібно важко працювати — потрібно працювати з розумом. 

Для багатьох із нас (надто багатьох) святкування двадцятої річниці відкриття бізнесу відбувається з усвідомленням, що всі ці двадцять років ми буквально виживали під гаслом «я зараз здохну». Але так не повинно бути. Ви — не сам. Таких, як ви, — мільйони. Я був таким, і от я тут, поруч із вами. Якщо бути відвертим, я й досі прогресую в цій темі, навіть пишучи ці рядки. Мені досі доводиться нагадувати собі, що потрібно працювати з розумом, а не гарувати. Так легко знову повірити у те, що магія продуктивності врятує твій день.

Хоч який ваш вибір сьогодні, усе гаразд. Я знайшов вас. Ви — у парку. А тепер відкладіть сосиску з квашеною капустою і ступіть крок уперед, бідолашко. Ви здійсните найважливіший хоум-ран у підприємницькому житті. Можете зробити селфі, тицяючи на зорі у небі, тому що ви тільки збираєтеся започаткувати власний бізнес і самого себе. Не поспішайте і гарно станьте в кадрі. Я почекаю. 

То що ж ми змінимо? Ми змінимо систему навколо нас так, щоб не змінюватися самим (у будь-якому разі, й не вийшло б змінитися кардинально) та налаштуємо ці системи так, щоб спрямовувати наші природні нахили у правильне русло й отримувати бажані результати. 

Частина рішення під назвою «годинникова точність» — це обмежити затрати часу, використати закон Паркінсона на власну користь. Але це лише частина рішення, вона не допоможе припинити бігати, як білка в колесі. Якщо у вас менше часу, доводиться вирішувати, куди цей час спрямовувати. Я не кажу про те, що треба робити більше у стислі терміни, я за те, щоб робити менше, щоб досягти більшого.

Слід ставити перед собою та виконувати потрібну роботу, маючи обмежену кількість часу. Так само ваша команда повинна виконувати потрібну роботу, маючи обмежений ресурс часу. 

Інакше кажучи, бізнес, який працює, наче добре налагоджений годинниковий механізм, — це про вибіркову ефективність, а не про високу продуктивність.