Електронний документообіг: як ефективно впроваджувати ЕДО в компанії

Сьогодні електронний документообіг – чи єдине безпечне рішення для обміну документів між бізнесами. Багато людей працює онлайн, оскільки були змушені поїхати зі свого міста чи взагалі з країни. Логістика документів ускладнилась та займає значно більше часу, ніж зазвичай, а зберігання паперових документів — небезпечне та затратне. 

Без сумнівів, є ріст нових користувачів у сервісі «Вчасно» — майже 20 тисяч компаній додалось від початку війни. Проте, чимало з них користуються електронним документообігом поверхнево: коли отримують або відправляють документ на прохання контрагентів, які вже інтегрували ЕДО. Вони зупиняються на цьому етапі та не впроваджують систему далі, а як наслідок — не отримують сповна переваги від використання електронного документообігу. 

Найчастіше бізнес турбує питання, як правильно та коректно підключити сервіс ЕДО. Костянтин Юрченко, комерційний директор сервісу цифрових рішень «Вчасно», ділиться з читачами AIN.Business, як легко та ефективно впроваджувати електронний документообіг в українських компаніях.

Сформулюйте очікування від впровадження ЕДО в компанії

Нерідко менеджери вбачають в сервісі ЕДО лише додаткову статтю витрат. У кожної компанії багато проектів, які конкурують за увагу та бюджети. Проект щодо впровадження ЕДО виділяється позитивними показниками, які дозволяють заощадити час та кошти компанії. Йдеться про такі показники:

• скорочення витрат. Наші клієнти економлять на папері, принтерах та доставці документів навіть до 2-5 мільйонів грн на рік, залежно від масштабів підприємства;
• швидкість. Скорочення термінів підписання контрактів з тижня до 1 дня;
• економія часу співробітників. У середньому співробітник компанії витрачає на погодження паперових документів 30 хвилин на день. У підсумку, це цілий робочий день на місяць;
• зниження ризиків. ЕДО унеможливлює фактор людських помилок у документах, а якщо таке станеться — виправлення займає кілька хвилин. Натомість, на виправлення та перепідписання друкованих документів можуть піти тижні. 

Сформулюйте, як має виглядати майбутнє компанії

При формуванні цілей, більшість компаній зосереджується винятково на процесах, які вже працюють. Однак, потрібно сформувати бачення, як все повинно працювати у майбутньому, та які зміни можуть покращити діяльність вашого бізнесу.

Наприклад, якщо сьогодні вам потрібно запровадити лише електронний підпис, то ймовірно з часом вам знадобляться додаткові функції цифрового сервісу. Тому, платформа ЕДО, яка має системний підхід та розширювати функціональність відповідно до зростання потреб вашого бізнесу, дозволить не шукати нового провайдера під кожну нову функцію. Як наслідок, не прийдеться витрачати кошти та час на навчання працівників.

Візуалізуйте процеси

Популярною є думка, що сервісом електронного документообігу користуються тільки бухгалтери. Проте, це не відповідає реальному стану речей. Електронний документообіг — це не тільки сам документ, його підписання та відправка, а й низка  повʼзаних бізнес-процесів: продаж послуг чи товару, відвантаження, оплата та інші. Відповідно, користуватись сервісом можуть абсолютно усі підрозділи: від менеджерів з продажів до маркетологів. Інколи можна спостерігати статистику компанії, де сотні співробітників користуються ЕДО, а бухгалтерів з них – тільки 10%. 

Тому, до впровадження ЕДО потрібно провести аудит актуальних документів в компанії та проаналізувати, які підрозділи їх використовують і в який спосіб. Далі — оцінити, що саме потрібно покращити та зробити візуалізацію. Це не складно, адже візуалізувати процеси можна від платформ на спеціалізованому софті до простих таблиць Excel.

Призначте відповідального менеджера або команду за впровадження проекту

Сформулюйте всередині компанії команду щодо впровадження ЕДО та визначте відповідальну особу. Заплануйте бюджет. Це значно пришвидшить процес запуску проекту. 

З досвіду сервісу цифрових рішень «Вчасно», без відповідального менеджера чи команди — більшість проектів залишаються на стадії заморозки. Начебто компанія почала користуватись ЕДО, але частково, тому більшість документів продовжують бути у паперовому вигляді. Від такого формату користування сервісом бізнес майже не отримує переваг.

Організуйте навчання колег

Ознайомте з сервісом усіх, хто має працювати з електронним документообігом. Короткі та зрозумілі відеоролики й інструкції сервісу допоможуть швидко зрозуміти, як працює ЕДО. Буде достатньо 20-30 хвилин, щоб навчитись користуватись основними функціями підпису та відправки документу.

Наприклад, клієнт, який користувався сервісом ЕДО, 6 місяців особисто комунікував з кожним, щоб переконатись чи отримали контрагенти документи. Після проходження навчання, клієнт дізнався, що можна використовувати піктограми. Вони позначають перегляд документа, написання коментарів, низку уточнень у контрагента, статус підписання тощо. В результаті, компанія суттєво економить час працівників та оптимізує роботу і комунікацію з партнерами.

Протестуйте сервіс  

На початковій стадії підключення ЕДО, сервіс цифрових рішень «Вчасно» рекомендує спершу запровадити 1-2 електронні документи, безкоштовно протестувати їх з командою. Далі вже можна переходити до масштабування процесів.

Обов’язково потрібно звертатись у сервіс підтримки провайдера, якщо виникають питання. З  допомогою спеціалістів компанія заощадить час, гроші та мінімізує ймовірність помилок до 10%. 

Загалом, 60% працівників не користуються цифровими сервісами або роблять це вимушено, тому що їм не подобається інтерфейс. Якщо у компанії користується  ЕДО 100 та більше співробітників — варто створити фокус-групу для тестування сервісу. Опісля, визначити найзручніший інтерфейс за допомогою опитування буде не складно.