Втратили трудову книжку. Що робити?

Під час війни багато осіб були змушені швидко покинути свій дім та роботу. Збирали найважливіше. Трудові книжки, навряд, входили до цього списку. Тим паче, якщо вони зберігалися у роботодавця. AIN.Business з’ясував, що робити працівнику, якщо трудову книжку втрачено та як має вести кадрове адміністрування роботодавець в умовах воєнного стану.

Відмінності між паперовою та електронною трудовою книжкою?

Трудова книжка – основний документ, що фіксує нашу трудову діяльність. Відповідно до трудового законодавства:

«Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування», – так зафіксовано у ст. 48 Кодексу законів про працю України.

З 10 червня 2021 року Україна зобов’язалася перейти з паперових носіїв на електронні до 2025 року. Ми раніше писали, як отримати електронну трудову книжку. Проте, потрібно усвідомлювати, що в електронній версії зазначені лише місця роботи, починаючи з 2004 року. 

Важливо! Якщо особа розпочала трудову діяльність до 2004 року, то в електронній системі трудовий стаж все одно вестиме свій відлік від 1 січня 2004 року. Працівнику в такому випадку необхідно самостійно завантажити сканові копії документів, що підтверджують попередні місця роботи. 

Пенсійний фонд України інформує, що від моменту запровадження електронних трудових книжок і практично до впровадження воєнного стану українці подали лише 1074,2 тис. скопійованих трудових книжок. Серед них 557,6 тис. завантажили роботодавці, а решту, тобто 516,6 тис., застраховані працівники.

Під час воєнного стану трудовий стаж – в комп’ютері, а не на папері

Міністерство економіки нагадує, що з 5 лютого 2021 року трудовий стаж фіксується в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Тому, хвилюватися, що ви не зможете довести, де працювали під час воєнного стану немає підстав. Уся необіхдна інформація зазначена в реєстрі. 

Для роботодавців на час війни Кабмін ввів еластичне кадрове адміністрування. З 15 березня набрав чинності Закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». 

У період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Відтак, роботодавець отримав змогу сам обирати, відштовхуючися від власних потреб та потреб працівників, як і де зберігати кадрові документи. 

Нагадаємо, що роботодавець зобов’язаний вести трудові книжки для таких категорій працівників:

• працівників, що працюють на підприємстві або у ФОПа понад 5 днів;
• позаштатних працівників, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню;
• студентів, які проходять стажування на підприємстві чи організації.

---

Раніше AIN.Business писав про перехід на електронні трудові книжки та цифрові опції, які консультують з питань трудового законодавства. 

Також ми публікуємо цикл матеріалів про особливості трудових відносин під час воєнного стану. Зокрема, що робити, якщо працівник не виходить на зв’язок; як платити зарплату мобілізованим; відстрочка військовозобов’язаних працівників; які права працівника не може обмежувати воєнний стан та багато інших питань, що потребують тлумачень.