Куратор: Міша Богатир

Яку звітність потрібно вести на старті бізнесу

На перших етапах становлення бізнесу необхідно всього три звіти.

Перший — звіт про рух коштів. У ньому ви зазначаєте усі операції з руху фінансів та результат цих змін. Ви повинні розуміти, чи втрачає ваш бізнес гроші, чи генерує їх надлишок, який можна далі інвестувати.

Другий — звіт про фінансові взаємовідносини з контрагентами. Це дебет/кредит, аби ви завджки завжди розуміли: хто і скільки винен вам, кому і скільки винні ви.

Звіт необхідний, оскільки деякі з товарів з відстрочкою платежу отримуєте ви, деякі — надаєте контрагентам. Не маючи цього звіту є великий шанс, що ви забудете, хто винен вам, а кому — ви.

Третій — залишки на складі. Якщо ви — товарна компанія, то маєте чітко контролювати складську звітність. Завдяки цьому документу ви зрозумієте, скільки і якого товару у вас на складі, він обертається чи лежить мертвим грузом, приносить гроші чи генерує збитки.

З'ясовуємо різницю

PNL показує зусилля компанії в заробітку коштів. Ці зусилля можуть відображатись як в реальному русі коштів (наприклад, через виплату з каси), так і через отримання послуг у розстрочку (наприклад, консультант надав вам послугу, результат від якої ви отримати зараз, а заплатите за це — через квартал). Відповідно, для PNL витрати оформлюються в той самий момент, коли і доходи (коли компанія «вклала в них зусилля»).

А cash flow — це просто звіт, який має до копійки показувати кожен рух коштів в компанії, від А до Я: як прийшли, куди пішли, де залишились.

Вести cash flow своїми силами можна через формування звичайного реєстру:

Різниця між PNL та cash flow

дата;

сума;

контрагент (який платить або якому платите ви);

стаття, по якій пройшла операція;

рахунок, з якого операція була проведена.

Останній пункт дуже важливий, оскільки після зведення усіх операцій у вас на рахунку має бути та ж сума, що й у таблиці. Якщо рахунків багато, не зазначаючи їх, можна щось загубити.

Спочатку необхідно зрозуміти, які статті руху коштів ви будете використовувати.

Найімовірніше, це будуть якісь стандартні речі: зарплати, тримання коштів від покупців, оплати постачальникам, оренда, адміністративні витрати. Щоб орієнтуватись, як це виглядає, можете проглянути якусь стандартну звітність. Зручна структура: статті витрат, статті вихідного і вхідного грошових потоків. У кінці звіту — баланс грошей на початок, а також кінець звітного періоду. Ще нижче — за допомогою формули створюємо позиції з залишком і оборотом по кожному рахунку. Це дуже зручно.

Крім того, варто вести весь список джерел інформації, які потрапляють у вашу звітність: виписки з банківських рахунків, реєстр готівки. Інколи також використовують картки фізосіб. Але варто розуміти, що витрати там мають бути лише на цілі компанії: ходити з нею потім в ресторан на вечерю з друзями — жахлива ідея, ніколи так не робіть. Якщо вам потрібні гроші на власні потреби — переводьте їх на окрему картку і вказуйте як дивіденди.

Cash flow

Вчимося працювати з грошовими потоками

Щоб мати усю інформацію під рукою, потрібно скласти свого роду реєстр. Зазвичай 70% даних вам може надати банк. Вам залишається якісно вести облік готівки, щоб ви бачили баланс після кожної операції, аби не загубити умовні 300 гривень, або не забути про якусь оплату.

Для самого початку використовуйте базову структуру фінансової звітності, її можна знайти в інтернеті.

Реєстр

Зберіть усе до купи

Можливо ви будете використовувати не усі статті, а лише половину — це нормально. Усе інше — просто видаліть, якщо згодом знадобляться — повернете.

Там повинні бути доходи, витрати, собівартість, амортизація та чистий прибуток.

Бажано зводити звітність хоча б раз на тиждень. Якщо ви пропускаєте тиждень, потім другий — це вже проблема. Потім і не згадаєте, на що були витрачені кошти, що це були за операції, звідки на рахунку з'явилися гроші. Як наслідок, коли ви не розумієте свою звітність, ви не отримуєте повне бачення того, як і з чого ваш бізнес генерує дохід або збиток.

Для самого початку використовуйте базову структуру фінансової звітності, її можна знайти в інтернеті.

Частота оновлення звітності

Слідкуйте за календарем

Поговоримо про найшвидший і водночас доволі надійний варіант. Для цього вам знадобиться звіт про баланс.

Звіт про прибуток

Розраховуємо прибуток

Це найпростіший варіант розрахувати прибуток. Бо щоб зробити звіт через PNL, треба особливо якісно розрахувати собівартість реалізованих послуг, різні накладні витрати, тощо.

Раз на тиждень на основі цього звіту ви можете робити аналіз: це мої активи, а це — те, що я «винен». Різниця між першим та другим і є ваш капітал, чистий прибуток.

Вам знадобиться бухгалтер, якщо обсяг операцій, які проходять крізь вашу юрособу, перевищує 20-30 транзакцій на місяць. Скоріше за все, матиме сенс взяти бухгалтера на аутсорсі, який зможе вести для вас звітність на основі банківських виписок. Це може бути як декларація ФОП, так і звітність ТОВ з податку на прибуток.

Загалом, бухгалтер на аутсорсі може знадобитися з першого дня. Він допомагатиме вам із розумінням, що таке фінансова структура та фінансова система.

А от фінансист може знадобитися вже тоді, коли буде база для аналізу. Якщо ви успішно пропрацювали 3-4 місяці хай з невеликим, але ростом і плануєте підняти інвестиції — варто його залучити. Він допоможе інвестувати з найкращим ефектом, а не просто «спалити» фінансові ресурси вашої компанії.

Бухгалтер

Знайдіть бухгалтера

ТЕКСТ

Міша Богатир

Альона Мисько

УПОРЯДНИК КУРСУ

Дарія Корнєєва

ВЕРСТКА