Як працює proto produkciia — івент-агенція для освітніх та арт-подій

Альона Каравай та Ольга Дятел заснували івент-агенцію у 2017 році. Тоді вона отримала назву ІНШІ. Серед їхніх проєктів опера Chornobyldorf, Opera Lingua, форум Civil Match спільно з Гете Інститутом , тур Мета Еліота Україною, мистецький проєкт «Ніхто не острів» з агенцією АртПоле, серія концертів «Це не тільки про музику». Цього року ІНШІ змінили назву на proto produkciia.

AIN.Business розпитав у засновниць, а також їхнього операційного директора Романа Дими, на чому будується бізнес proto produkciia, коли вони почнуть організовувати весілля та яка частка грантових проєктів.

Як запускали проєкт і звідки взяли ідею? Якими були стартові інвестиції?

Альона: Ми з Олею познайомились в 2009 році – «Інша Освіта» тоді робила один зі своїх перших проєктів, а Оля була учасницею. Незабаром після того ми почали співпрацювати як колеги, а коли я пішла у свою коротку піврічну декретну відпустку, то передала всі справи Олі. Тоді ми зрозуміли, що разом можемо стартувати різні історії – хоч простір для навчальних та культурних подій в Карпатах «Хата-Майстерня», хоч агенцію з продюсування.

Сьогодні я часто кажу, що проєкт запускався двічі. Уперше в 2017, коли ми бачили себе «івент-агенцією», мали іншу назву та ширше коло партнерів. Вдруге – у 2021, коли ми пройшли Крим, Рим і карантин, залишилися удвох з партнеркою, поміняли статут, концепцію та стали командою з продюсування та втілення мистецьких і навчальних проєктів.

Найбільші юридичні зміни – зміна складу власників. Найбільша змістовна зміна – ми відійшли від концепції івент-агенції та зрозуміли, що ми – агенція для більш повного циклу втілення ідей. Тобто, агенція з продукції, продюсування, продакшену в ширшому розумінні цього слова. Власне, саме тоді ми стали прото продукцією (proto produkciia).

Стартів було два, тому інвестували ми в проєкт також у два кола зі своїх коштів. Якщо говорити про суму, то це як два концерти із закордонними гуртами. Обидва рази інвестиції йшли на команду. Ми ж – knowledge and ideas business, інвестуємо в людей.  

Ольга: У 2017, після майже 10 років спільної роботи в неприбутковій сфері неформальної освіти ми вирішили заснувати агенцію, яка могла б робити те саме, але не лише в громадському секторі, але й на ширше коло партнерів та аудиторій. Дуже скоро зрозуміли, що в мистецьких подіях нам не менш цікаво та продуктивно, зробили їх другим важливим напрямом. На початках інвестували багато часу у вибудовування процесів та структури: розробляли чек-листи, сиділи над customer journey, запускали багато пілотів. Пілот на пілоті, працювали швидко. 

На тому початковому етапі було чотири засновниці та один засновник, які й були основними співробітниками агенції. Інших людей залучали на парт-тайм — до прикладу, для організаційного супроводу під час події. Тепер нас дві керівні партнерки, десяток людей на повному робочому дні, два офіси та близько двох десятків спеціалістів на фрилансі.

Як збирали початкову команду? Важко було шукати людей?

Альона: З початкової команди, окрім мене та Олі, лишилась одна людина. Це – не добре і не погано, просто все тече і змінюється. Своїх людей нам шукати важко – було, є та, певно, буде. Свої люди для нас – це ті, хто мають прокачаний м’яз до навчання, високу проактивність та широкий кругозір у культурному полі. Решти речей ми можемо навчити. Досвід показує, що навчатися протягом життя наше суспільство ще не дуже вміє.

А ще за останні два роки отримуємо все більше тривожних сигналів щодо стану ментального здоров’я людей, особливо у сфері креативних індустрій. Не беруся судити, що вплинуло – чи то карантин, накладений на нашу колективну посттравму з 2014-ого –але значна частина наших колег бореться з вигоранням, виснаженням та депресивними станами. Така тенденція стає все більш відчутною на ринку праці. Це сумно суто по-людськи.

Ольга: Була команда засновниць і засновників, яка склалась з працівників громадського сектору. Частина людей відпала через різні причини – було прикро. Але водночас почала формуватися стала команди, яка краще відповідає викликам та характеру роботи.

Людей шукати важко, але за останні пів року зійшлися на тактиці, що шукаємо функцію під людей. Книжка пише, що треба навпаки, але – у цей період часу та в нашому бізнесі – так більш ефективно і менш болісно для всіх.

Лише за одне літо, поки ми шукали людину під функцію та робили все «за правилами», втратили трьох співробітників у перші ж тижні роботи. Вони швидко звільнялися через зовнішні причини. Ми то виявлялися запасним аеродромом у професійному плані, то в нового співробітника змінювалася особиста ситуація.  

І навпаки, з новою стратегією за вересень маємо вже 3 спеціалісти. Зараз у команді 12 людей – кілька координаторів, які відповідають за мистецьку та освітню продукцію, комунікаційна команда та адміністративно-фінансова команда.

Чим займається бізнес зараз? Чому змінили назву? Як трансформувалася першопочаткова концепція?

Альона: Власне, ми з самого початку не робили суто події, а надавали більш широкий спектр супроводу – від зародження ідеї через формування фінансової моделі (або пошук фінансування) до реалізації. Просто ми нарешті знайшли для того слово, хоча й не ідеальне та навантажене додатковими конотаціями – «продюсування» або ж «продукція».

Наступним кроком бачимо допомагати нашим партнерам не лише реалізувати перші мистецькі та навчальні проєкти, але й масштабувати їх – наприклад, через гастролі або вихід на міжнародний освітній ринок.

Ольга: Стартове бачення – сервіс з організації подій. Ми назвали себе івент-агенцією та пообіцяли одне одному ніколи не організовувати весілля. З часом усвідомили, що ми працюємо ширше – довгостроково з тими ж партнерами робимо вистави, розробляємо концепції форумів, так само в довгу організовуємо школи фасилітації та навичок майбутнього. 

Візьмемо ті ж школи. Через майже десять років роботи в освіті дорослих ми назбирали валізу знань, якими хотілось ділитися на постійній основі та за гроші. Першим пілотом стала школа фасилітації на «Хаті-Майстерні» – простір у горах, де ми також є в засновниках. Зараз ми маємо до десятка різних шкіл, які розробляємо на базі власної мапи компетенцій та навичок майбутнього відповідно до Світового економічного форуму. А ще, здається, ми одними з перших запустили постійну школу розвитку спільнот.

Проєкти вже не вписувалися у формат подієвої агенції. Для себе ми назвали все це продукцією (або продюсуванням) та закріпили назви власно розробленим словником продюсування. І пішли працювати далі.

Хто ваші основні клієнти? Чому вони?

Альона: Дуже незвично оперувати словом «клієнт», бо ми завжди говоримо про «партнерів». Раді називати партнерами Гете-Інститут, спільно з яким та Digitzing Space ми реалізовували протягом двох років серію онлайн-форумів Civil Match. Також раді мати серед партнерів Британську раду, якій допомагаємо в ком’юніті- та організаційному менеджменті освітньої програми для креативних підприємців Creative Enterprise.

Не люблю пафосу, але це велике щастя – чесно працювати над такими проєктами з такими командами та отримувати за це чесний прибуток. Без внутрішніх дилем із собою, без компромісів щодо якості продукту.

Переважна частина наших клієнтів – однодумці, які працюють з нами не вперше, а з року в рік. Ми знайомимося, стартуємо перші спільні пілоти, шукаємо точку максимальної користі одне для одного, а вже з другого разу заходимо в більші проєкти.  

Роман: Як і казала Альона, ми оперуємо категорією «партнери», оскільки всі проєкти втілюємо разом, спільно. Наразі працюємо з міжнародними організаціями, митцями та мистецькими колективами, а ще з українськими громадськими організаціями. Також активно досліджуємо точки перетину з українськими бізнесами креативного та освітнього сектору. 

Про бізнес-модель: вам більше приносять грантові проєкти чи бізнесові? 

Альона: Як агенція, за всю історію існування ми отримали два гранти. Частина наших клієнтів працює з донорськими коштами, але в нас із ними відносини іншого характеру – власне, звичайні ділові відносини замовника та підрядника. Тобто в кінцевому результаті ми можемо підтримувати реалізацію проєкту, але по суті ми надаємо послуги організації, яка цей грант отримала. До прикладу, наші німецькі партнери WeChange регулярно залучають грантове фінансування та регулярно наймають нас для реалізації форумів або менших подій. 

Ще один сегмент наших клієнтів – це бізнеси, як правило, освітні або якимось чином пов’язані зі знаннями. Наприклад, ІТ- чи альтернативні школи.

Ольга: Звичайно, бізнесові. Бо ми – бізнес, хоча й наш бекграунд громадської діяльності дає знати про себе всюди. Але це й плюс. Є певні напрями, які просто не можуть бути самоокупними. Для них ми шукаємо інші моделі – залучення грантів, спонсорів або меценатів.

До прикладу, театральні вистави, які в усьому світі дуже часто мають додаткові джерела фінансування, щоб вартість квитка була доступною для споживача. Фізичну виставу POSLUKH ми фінансуємо за рахунок гранту від Українського культурного фонду, продаємо квитки та ще до прем’єри домовляємося з кількома локаціями за кордоном про гастролі.

Якими проєктами пишаєтеся найбільше? Який у них був бюджет?

Альона: Мабуть, це все ще школи фасилітації та загалом школи. Бюджет однієї школи в середньому 30 000 грн. Це оплата розробникам і фасилітаторам програми, координатору, реклама й адміністративні витрати. За ці роки ми працювали з різними темами: маємо вже «класичні» школи фасилітації, навчаємо проводити стратегічні сесії та вибудовувати роботу спільнот. Водночас школи дають можливість швидкого пілоту – там ми пробували теми фінансового менеджменту для культурних проєктів та сексуальної освіти. Було (та є) весело. 

Роман: Школа починається з визначення теми, яку хочемо розкрити. Обираємо на основі світових трендів, попереднього досвіду, власних бажань розвинути чи запустити тему в українському (і не тільки) просторі.  Під тему ми підбираємо фасилітаторів, які й розробляють і фасилітують програму. Разом із фасилітаторами ми визначаємо цільові групи людей, кому школа буде корисною та потрібною, а потім обираємо канали, через які просуватимемо.

Останнім часом частішають запити організувати школу на якусь тему для конкретного партнера. Люблю працювати з такими корпоративними замовленнями, бо це дає можливість «скроїти» та підігнати школу під потреби конкретної організації чи команди. Здається, практична користь від таких шкіл також помітніша.

Ольга: Більше трьох років працюю над напрямом перформативного мистецтва в агенції. Багато мого часу, уваги та натхнення зараз саме в цьому. Неймовірно пишаюся музичним театром «Археологічна опера CHORNOBYLDORF» композиторів Романа Григоріва та Іллі Разумейка. На виробництво вистави було 2,5 млн грн грантових коштів з різних джерел. Ця опера створювалась в карантинний час, з експедиціями Україною, резонансною виставою в Києві. Зараз працюємо над можливостями міжнародної презентації, сподіваюсь, реалізуємо її вже наступного року.